Számtalan lehetőségünk van arra, hogy kapcsolatba lépjünk ügyfeleinkkel, leendő klienseinkkel. Sok esetben egy-egy élő találkozónak továbbra is fontos szerepe lehet vállalkozásunk sikeressége szempontjából. A kommunikációs technológiák fejlődése, a koronavírus-járvány okozta társadalmi távolságtartás miatt mégis háttérbe szorultak a személyes találkozók, legyen szó magán- vagy üzleti életről.

Nem szabad lebecsülnünk a személyes meetingek erejét, hiszen az elmúlt évtizedek tapasztalata alapján tudjuk, hogy egy megfontolt, jól megszervezett találkozó sikeresebb üzleti megbeszéléshez vezethet. Ezt erősíti, hogy egy személyes találkozóhoz nem elég megnyomni egy gombot, ami után ingben és melegítőben be tudunk ülni a monitor elé, hanem tervezés, akár utazás árán találkozhatunk a másik féllel, erősítve ezzel az elkötelezettség érzetét.

A személyes találkozók előnyei

Sok esetben a legfontosabb információkat nem szavakkal fejezzük ki, hanem nonverbális jeleken keresztül, jelentsen ez testbeszédet, hanghordozást vagy arckifejezést. Ezen jeleket ismerve, felismerve könnyen változtathatunk a párbeszéd tartalmán, menetén, ritmusán. Ha az ügyfél az óráját nézegeti, akkor váltsunk témát, hogy újra elnyerjük figyelmét.

Személyes találkozók esetén előnyünkre válik még, hogy olyan helyszínt javasolhatunk, amely ismerős számunkra. Barátibb környezetben az üzleti beszélgetés is könnyebben megy. Nem okoz problémát a recsegő mikrofon, a gyenge internetkapcsolat vagy a rossz kamera. A technikai problémák nem fogják akadályozni a menetrendet, ezzel temérdek potenciális stresszforrást is megspórolva nekünk.

A személyes részvétel sok esetben magában foglalja azt is, hogy a tárgyalás minősége is változik az aktívabb résztvevők miatt. Míg a virtuális találkozók esetén elcsábulhatunk, és megnézhetjük az e-mailjeinket vagy a friss híreket, addig egy offline találkozó esetén minden figyelem a másikra szegeződik.

Végezetül, könnyebb megragadni a másik figyelmét, ha egy térben tartózkodunk vele. Egy tárgyalóban kevesebb dolog terelheti el a másik figyelmét, ezért is fontos egy impulzusoktól mentes, letisztult környezet. Itt lehetőségünk nyílik akár direktebb kommunikációra is, esetleg érzékenyebb témákat is felhozhatunk, félreértések nélkül fejezhetünk ki érzelmeket, megértést.

Amikor nem érdemes

Ha esetleg magunk is meg tudnánk oldani a problémát, vagy egy e-mail, telefonhívás is elég kommunikáció lenne az ügyféllel, akkor nem érdemes üzleti találkozót összehívni. Megfelelő cél nélkül a másik fél is csak úgy érezné, hogy feleslegesen jött el, nem kapott semmi értékeset az idejéért, figyelméért.

Hogyan készüljünk fel?

Minden alkalommal írjuk össze az alábbiakat:

• Mi a meeting célja?
• Mi az a minimum eredmény, amit szeretnék elérni?
• Mi a maximum, amit kihozhatok belőle?
• Milyen kérdéseket akarok feltenni?
• Milyen hozzáadott értékkel rendelkezem a találkozó témájával kapcsolatban?
• Kik legyenek a résztvevők, milyen helyszínen, környezetben történjen a találkozó?

Konklúzió

Ha ezekre a kérdésekre pozitív válaszokat tudunk adni, akkor érdemes személyes találkozóra hívni a másik felet.

 

Forrás: farkasdezso