Számos nehézséggel kell szembenéznünk a vállalkozásunk vezetése közben, többek között nincs egyszerű feladatunk azzal, hogy biztos kezekben tartsuk az üzletünk pénzügyeit. Az egyik kihívás, ami ránk vár, az az ügyfelek részére történő számlázás. Ebben szeretnénk segítő kezet nyújtani legújabb cikkünkkel, amiben összeszedtünk néhány hasznos tippet a számlázással kapcsolatban.

A jelenlegi gazdasági környezetben kihívást jelenthet számunkra fenntartani a szokásos pénzforgalmunkat. Ennek számos oka lehet, például a magasabb rezsiköltség, a gazdasági változások mind befolyásolhatják a bevételünket és a kiadásainkat. Alaposan át kell tehát gondolnunk a vállalkozásunk pénzügyeinek a kezelését.

A pénzforgalmunk nyomon követésének egyik alapvető pillére pedig az ügyfelek felé történő megfelelő számlázás. Azonban mit is kell tennünk ahhoz, hogy javítsuk a számlázási folyamatainkat? A következő néhány pontban összefoglaltuk ezeket.

1. Küldjük ki a számlákat a lehető leggyorsabban!

Szeretnénk, hogy az ügyfelek minél előbb fizessenek nekünk a kínált termékért vagy szolgáltatásért? Ha igen, akkor a lehető leghamarabb kell nekünk is elküldenünk a kész számlát. Ha az utolsó pillanatig húzzuk, halasztjuk a számlák elküldését, akkor ne várjuk el, hogy az ügyfeleink időben fognak fizetni.

Ráadásul, ha jelentős késedelem van a megrendelés leadása és a számla kézhezvétele között, előfordulhat, hogy elfelejtik, miért fizettek nekünk. Ez rengeteg e-mailt, sms-t és telefonhívást eredményezhet, ami végső soron a mi időnk pazarlását jelenti. Ezért ügyeljünk arra, hogy következetesek legyünk a számlák küldésében és dolgozzunk minél gyorsabban.

2. Fogadjunk el minél több fizetési módot!

Törekedjünk arra, hogy a legtöbb fizetési lehetőséggel rendelkezzünk! Ha csak készpénzt fogadunk el, akkor nehezebb rávennünk az ügyfeleinket, hogy fizessenek, hiszen nem mindenki szeret vagy akar készpénzzel fizetni. Így szélesítenünk kell az általunk elfogadott fizetési módokat.

Például igyekezzünk minél többféle bankkártyát és hitelkártyát elfogadni. Megpróbálhatunk más fizetési módokat is bevezetni, például a PayPal-t és az Apple Pay-t. Ha többféle fizetési módot fogadunk el, megkönnyítjük ügyfeleink számára a fizetést, mert mindenki a neki megfelelő módot tudja választani, ami kényelmes.

3. Hogyan szeretnek számlát kapni az ügyfelek?

Vizsgáljuk meg, hogyan javíthatunk a számlázási gyakorlatunkon, tudjuk meg, hogy ügyfeleink hogyan szeretik megkapni a számláikat. Vannak például olyan ügyfelek, akik jobban szeretik, ha a számlát e-mailben küldjük el nekik, aztán vannak olyanok, akik jobban szeretik, ha a számlát sms-ben vagy például nyomtatva kapják meg.

Ne feledjük, hogy a cél nem más, minthogy időben fizessenek az ügyfelek, ezért tegyünk meg mindent annak érdekében, hogy ügyfeleink a számlát az általuk preferált módon kapják meg.

4. A megfelelő személynek küldjük a számlát!

Amikor elkészült a számla és már csak a kiküldés van hátra, minden esetben győződjünk meg arról, hogy a megfelelő személynek a megfelelő számlát küldjük. Amennyiben rossz személynek küldjük a számlát, nem fogja tudni az illető, hogy mihez kezdjen vele, így nem lesz kifizetve a termékünk/szolgáltatásunk. Ha a számlát következetesen a megfelelő személy kezébe juttatjuk el, akkor ő tudni fogja, hogy mit kell tennie a számlánkkal, amikor megkapja.

5. Tételezzük a számlákat!

Ha szeretnénk, hogy a számla a lehető legegyértelműbb legyen, elkerülve ezzel, hogy az ügyfél kérdésekkel hívjon fel, akkor győződjünk meg róla, hogy egyértelmű adatok szerepeljenek a számlánkon. Győződjünk meg arról is, hogy a tételek pontosak, és figyeljünk arra, hogy az ár is megfeleljen a kiajánlottnak.

A számla ellenőrzésére és kiállítására akár egy programot is használhatunk. A program, minden alkalommal ugyanolyan stílusú számlát állít majd ki, amit az ügyfelek megszoknak és könnyen értelmeznek majd.

Azzal, hogy javítunk a számlázási folyamatunkon, magunknak is segítünk, hogy időben és könnyedén tudjanak fizetni nálunk az ügyfeleink.

 

Forrás: Women on Business