Ez egy e-mail is lehetett volna…

Mindannyian vettünk már részt olyan megbeszéléseken, amelyekről csalódottan, vagy akár bosszúsan távoztunk, úgy érezve, hogy a találkozó nem volt több mint idő- és energiapazarlás. A megoldásra váró feladatokkal nem jutottunk előrébb, az elhangzott információt esetleg praktikusabb lett volna egy e-mail formájában megosztani a résztvevőkkel. Cikkünkben most arra adunk tippeket, hogyan kerülhetjük el mindezt, hogyan szervezhetünk hatékonyabb megbeszéléseket.

Meglévő értekezletek ellenőrzése

Elsőként célszerű listát készítenünk a megbeszéléseinkről, majd ezeket alaposan átvizsgálni. Tegyük fel a következő kérdéseket: lenne következménye, ha kihagynám ezt az értekezletet? Előkészül valaki erre a találkozóra? Számítana, ha elmaradna? Amennyiben mindezekre nemmel tudunk válaszolni, akkor érdemes lehet az adott megbeszélést törölni vagy ritkábban megtartani.

Apró változtatások

Biztosan akad több olyan megbeszélés is, amit nem tudunk kiiktatni, ebben az esetben tanácsos néhány kisebb változtatást, fejlesztést elvégezni annak érdekében, hogy igazán eredményesek legyenek a fennmaradó találkozóink.

Egy Harvard Business Review kutatás szerint minél nagyobb csoport vesz részt egy megbeszélésen, annál inkább csökken az elköteleződés – tehát első lépésként minimalizáljuk a résztvevők számát. Az Amazon állítólag a „két pizza” szabályát alkalmazza, miszerint egy találkozónak sem szabad akkorának lennie, hogy azon ne jusson mindenkinek két adag pizzából legalább egy-két szelet. Természetesen egy kisebb vállalkozás esetében elegendő egy pizzával is számolni.

Előfordulhat, hogy csapatunk sok projekten dolgozik egyszerre, ezért nagyon sok megbeszélést kell tartanunk, ebben az esetben inkább egy napra időzítsünk több találkozót és iktassunk be ülésmentes napokat. Emellett fontos, hogy lecsökkentsük a megbeszéléseink időtartamát is – a sztenderd 1 óra helyett érdemes 30 percben gondolkozni, ugyanis ha túl hosszúra nyúlik az értekezlet, akkor könnyen megeshet, hogy a résztvevők e-mailezni és chatelni kezdenek. Praktikus időzített napirendeket és időmérőket használni, így elkerülhetjük a csúszásokat.

A figyelem megtartásához használjunk online vagy vizuális megoldásokat, kérjünk gyakran visszajelzést, osszunk ki különböző feladatokat (pl. jegyzetelés) a munkatársainknak.

Tervezzünk!

Ne bízzuk a találkozók alakulását a véletlenre, állítsunk össze egy alapos és átlátható menetrendet, ha pedig a megbeszélésünk rendszeresen visszatérő, kövessük mindig ugyanazt. Például a következőt: projektek állása, esetleges akadályok, segítség. Kommunikáljuk ezt a résztvevők felé is, így ők is fel tudnak majd készülni, ezáltal jóval kisebb lesz az esélye annak, hogy időt vesztegetünk el.

Forrás: Forbes 1, 2